Phương pháp quản lý hồ sơ tài liệu cho văn thư
- Sử dụng tủ hồ sơ có nhiều ngăn: phù hợp với kích thước từng loại hồ sơ khác nhau. Bạn có thể dán giấy bên ngoài mỗi ngăn và phân chia từng loại để dễ quản lý và tìm kiếm hơn.
- Sử dụng tủ hồ sơ treo tườn: phù hợp với văn phỏng không gian nhỏ, giúp tiết kiệm không gian cũng như chi phí.
Bạn có thể sử dụng các mẩu giấy note với kích thước màu sắc khác nhau, phù hợp cho từng loại ghi chú và hồ sơ.
Phân loại hồ sơ
- Phân loại theo chủ đề
- Phân loại theo cụm (quý 1, 2, 3, 4,...)
- Phân loại theo nhóm
Sắp xếp hồ sơ
Việc sắp xếp hồ sơ một cách khoa học sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian trong khâu tìm kiếm. Bạn có thể sắp xếp theo:
- Thời gian
- Mẫu tự
- Tính chất
Lập danh mục hồ sơ, tài liệu
Danh mục hồ sơ là bản liệt kê một cách hệ thống hồ sơ của đơn vị. Bạn cần
- Tạo danh mục cụ thể, rõ ràng, chính xác để đưa vào máy tính, tiện cho việc tra cứu
- Đối chiếu, bổ sung, cập nhật danh mục hồ sơ thường xuyên
Lưu trữ hồ sơ
- Sử dụng bút chì đánh số ở góc phải các hồ sơ lưu trữ.
- Gắn nhãn về loại hồ sơ, số thứ tự bên ngoài tập lưu trữ
Sign up here with your email
ConversionConversion EmoticonEmoticon