MỤC 1
QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN
1. Trình tự quản lý văn bản đếnTất cả văn bản, kể cả đơn, thư do cá nhân gửi đến cơ quan, tổ chức (sau đây gọi chung là văn bản đến) phải được quản lý theo trình tự sau:
- Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến;
- Trình, chuyển giao văn bản đến;
- Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
2. Văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào đều phải được tập trung tại văn thư cơ quan, tổ chức để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký. Những văn bản đến không được đăng ký tại văn thư, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết.
3. Trình, chuyển giao văn bản đến
- Văn bản đến phải được kịp thời trình cho người có trách nhiệm và chuyển giao cho các đơn vị, cá nhân giải quyết. Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.
- Việc chuyển giao văn bản phải đảm bảo chính xác và giữ gìn bí mật nội dung văn bản.
4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến. Cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức được giao chỉ đạo giải quyết những văn bản đến theo sự uỷ nhiệm của người đứng đầu và những văn bản đến thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách.
- Căn cứ nội dung văn bản đến, người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho đơn vị hoặc cá nhân giải quyết. Đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết văn bản đến theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định của cơ quan, tổ chức.
- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao cho Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính hoặc người được giao trách nhiệm thực hiện những công việc sau:
a) Xem xét toàn bộ văn bản đến và báo cáo về những văn bản quan trọng, khẩn cấp;
b) Phân văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân giải quyết;
c) Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
5. Nghiệp vụ quản lý văn bản đến được thực hiện theo hướng dẫn của Cục trưởng Cục văn thư và lưu trữ nhà nước.
MỤC 2
QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI
1. Trình tự quản lý văn bản điTất cả văn bản do cơ quan, tổ chức phát hành (sau đây gọi chung là văn bản đi) được quản lý theo trình tự sau:
- Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiệu và ngày, tháng của văn bản;
- Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có);
- Đăng ký văn bản đi;
- Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;
- Lưu văn bản đi.
2. Chuyển phát văn bản đi
- Văn bản phải được hoàn thành thủ tục văn thư và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo.
- Văn bản đi có thể được chuyển cho nơi nhận bằng Fax hoặc chuyển qua mạng để thông tin nhanh.
3. Việc lưu văn bản đi
- Mỗi văn bản đi phải lưu ít nhất hai bản chính; một bản lưu tại văn thư cơ quan, tổ chức và một bản lưu trong hồ sơ.
- Bản lưu văn bản đi tại văn thư cơ quan, tổ chức phải được sắp xếp thứ tự đăng ký.
- Bản lưu văn bản quy phạm pháp luật và văn bản quan trọng khác của cơ quan, tổ chức phải được làm bằng loại giấy tốt, có độ pH trung tính và được in bằng mực bền lâu.
4. Nghiệp vụ quản lý văn bản đi được thực hiện theo hướng dẫn của Cục trưởng Cục văn thư và lưu trữ nhà nước.
Công tác quản lý văn thư lưu trữ thường tốn rất nhiều thời gian, nhân sự, chi phí. Bởi lẽ, hiện nay việc lưu trữ hồ sơ, giấy tờ tại các công ty chủ yếu là đang thực hiện theo phương pháp thủ công khó tránh khỏi việc thất lạc, nhàu nát qua thời giạn. Với nền khoa học tiên tiến như hiện nay thì việc cho ra đời 1 phần mềm có thể hỗ trợ được cho nhân viên hành chính trong việc quản lý công văn, hồ sơ là rất cần thiết. Việc áp dụng phần mềm vào trong quản lý sẽ giúp cho công ty tiết kiệm được thời gian, công sức và đặc biệt sẽ tạo ra môi trường làm việc chuyên nghiệp hơn.
Một trong số phần mềm phục vụ cho công tác quản lý văn bản đi đến chuyên nghiệp được yêu thích hiện nay đó là phần mềm Quản lý văn bản iBom.Doc của Công ty phần mềm Trí Tuệ. Để tìm hiểu chi tiết hơn về phần mềm iBom.DOC, vui lòng tham khảo TẠI ĐÂY, đặc biệt bạn sẽ có cơ hội nhận được quà tặng là 10 acc dùng phần mềm quản lý văn bản. Vui lòng ĐĂNG KÝ
Sign up here with your email
ConversionConversion EmoticonEmoticon