Vai trò, ý nghĩa của công tác văn thư, quản lý văn bản đi đến trong doanh nghiệp

Công tác văn thư lưu trữ, quản lý văn bản, công văn giấy tờ, tài liệu đi đến trong doanh nghiệp là nội dung quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp.

Vai trò và ý nghĩa của công tác văn thư trong doanh nghiệp

1. Cung cấp một cách đầy đủ, kịp thời và chính xác các thông tin cần thiết cho công việc
Thông tin bằng văn bản vẫn là nguồn thông tin chính xác nhất. Vì vậy, việc lưu trữ các văn bản một cách khoa học là vô cùng cần thiết. Các văn bản này có thể sẽ là cơ sở thông tin và căn cứ để thực hiện một công việc nào đó của doanh nghiệp.
2. Hỗ trợ giải quyết công việc một cách nhanh chóng.
Nếu một văn bản được xử lý và truyền đến bộ phận cần thiết một cách kịp thời thì bộ phận chuyên môn đó có thể nhanh chóng thu nhận thông tin và giải quyết công việc đúng hạn. Việc nhân viên có thể dễ dàng tra cứu tài liệu cần thiết mà không phải lục tìm trong kho, từng ngăn, kệ tủ sẽ giúp tiết kiệm được tối đa thời gian. Nhân viên văn thư chính là người đảm bảo cho việc truyền đạt thông tin hay phổ biến các quy định mang tính pháp lý thông qua văn bản.Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của DN nhanh chóng, năng suất, hiệu quả hơn.
3. Đảm bảo lưu lại đầy đủ bằng chứng về tất cả các hoạt động của cơ quan, cá nhân
Văn bản chính là sự phản ánh chân thực các hoạt động của cơ quan, là bằng chứng pháp lý chứng minh cho các thông tin, cam kết, hoạt động nào đó.
4. Đảm bảo bảo quản lưu trữ đầy đủ văn bản, công văn, hồ sơ tài liệu
Trong quá trình hoạt động, các doanh nghiệp cần tổ chức tốt việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ. Hồ sơ lập càng hoàn chỉnh, văn bản giữ càng đầy đủ thì chất lượng tài liệu lưu trữ sẽ càng tăng lên, đồng thời, công tác lưu trữ sẽ có điều kiện hơn để triển khai các mặt nghiệp vụ.

Quản lý văn bản đi đến trong doanh nghiệp

1 nhận xét: