Công việc của nhân viên văn thư lưu trữ và yêu cầu của công tác văn thư

Đâu là các nội dung công việc chính trong công tác văn thư lưu trữ của nhân viên văn thư. Công tác văn thư ở các cơ quan, doanh nghiệp cần đảm bảo những yêu cầu nào?

Nội dung công việc chính của nhân viên văn thư lưu trữ

- Soạn thảo và ban hành văn bản: - Thảo văn bản. - Duyệt văn bản. - Đánh máy, in ấn, sao chụp văn bản. - Ký văn bản.

- Quản lý văn bản, hồ sơ tài liệu, giấy tờ phát sinh, hình thành trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp

- Quản lý xử lý văn bản đi, đến, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.

- Quản lý, sử dụng và bảo quản các loại con dấu

Yêu cầu công tác văn thư trong doanh nghiệp

- Nhanh chóng

Các công tác liên quan đến giải quyết văn bản, tài liệu đi đến cần diễn ra nhanh chóng, kịp thời nhằm tăng tiến độ giải quyết công việc, Việc truyền, gửi văn bản đến phòng ban chuyên môn giúp phòng ban giải quyết công việc đúng thời gian. Hay việc lưu trữ tài liệu khoa học để hỗ trợ cho việc tra cứu tìm kiếm dễ dàng hơn cũng rất quan trọng, giúp tránh lãng phí thời gian.

- Chính xác

+ Chính xác về nội dung của văn bản:

Nội dung văn bản cần tuyệt đối chính xác về mặt pháp lý; số liệu cần rõ ràng. Bên cạnh đó, dẫn chứng hay trích dẫn ở văn bản cũng cần chính xác, phù hợp thực tế, tránh tình trạng thêm bớt, bịa đặt, hay che dấu sự thật.

+ Chính xác về thể thức của văn bản:

Văn bản ban hành trình bày đúng tiêu chuẩn và cần có đủ các thành phần do NN quy định gồm quốc hiệu, tác giả, số, ký hiệu, địa danh, ngày tháng năm ban hành, nội dung, chữ ký, con dấu, tên loại trích yếu,... Văn bản cần được trình bày hợp lý về font, kiểu, cỡ chữ. Các yếu tố thông tin nêu trên phải được trình bày đúng vị trí, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ.

+ Chính xác về khâu kỹ thuật nghiệp vụ:

Chính xác về các khâu đánh máy, chuyển giao, đăng ký văn bản,...

- Bảo mật thông tin

Đối với các văn bản có chứa các vấn đề thuộc bí mật của cơ quan, Nhà nước cần được giải quyết một cách cẩn thận, theo đúng các yêu cầu được quy định.

- Hiện đại

Hiện đại hóa công tác văn thư là yêu cầu cần thiết nhằm cải thiện hiệu quả xử lý, lưu trữ, tìm kiếm, giải quyết văn bản đi đến, công văn hồ sơ tài liệu của doanh nghiệp.

Quản lý văn bản đi đến trong doanh nghiệp

1 nhận xét: